Gestão consolidada de 40 condomínios: financeiro, chamados e fornecedores em um só lugar
Da exportação manual de relatórios por condomínio para uma base consolidada que mostra inadimplência, orçamento, SLA e fornecedores automaticamente.
- Condomínios
- 40
- Unidades
- 5.485
- Fornecedores
- 14
- Chamados em 12 meses
- 2.461
Sobre este case: a Solar Gestão Condominial é uma empresa fictícia. Todos os números são simulados (referência: 30/09/2026) e foram construídos com regras de negócio realistas para demonstrar o raciocínio e o tipo de solução entregue. Os benefícios descritos são estimativas do processo proposto, não resultados obtidos.
Contexto
O cenário e o problema
Contexto
A Solar Gestão Condominial (empresa fictícia) administra 40 condomínios residenciais em São Paulo, somando 5.485 unidades. A equipe cuida de cobrança, pagamento de fornecedores, prestação de contas mensal aos síndicos e atendimento de chamados de manutenção.
Cada condomínio tem orçamento anual próprio, aprovado em assembleia, e contratos com fornecedores de limpeza, portaria, elevadores, manutenção e jardinagem.
Fontes de dados envolvidas
- Sistema administrativo
- Relatórios financeiros
- Planilhas de orçamento
- Sistema de chamados
- Cadastro de fornecedores
Problema
As informações existem, mas estão em lugares diferentes: o financeiro no sistema administrativo, o orçamento em planilhas por condomínio, os chamados em outra ferramenta e o controle de fornecedores em mais uma planilha.
Para saber como está a carteira, a diretoria depende de um relatório mensal montado à mão. Quando ele fica pronto, o mês já virou — e os problemas só aparecem quando o síndico reclama.
Processo atual
Como o processo funcionava
Fluxo atual — etapas manuais em destaque
Sistema administrativo
Relatórios gerados um a um, por condomínio
Exportação manual
40 exportações de receitas, despesas e inadimplência
ManualPlanilhas Excel
Uma planilha por condomínio, mais orçamento e chamados
ManualTratamento manual
Ajuste de colunas, datas e nomes de fornecedores
ManualConsolidação
Copiar e colar tudo em uma planilha-mestre
ManualRelatório
Montado no fim do mês, em PDF
Gestor
Recebe números de semanas atrás
Tempos são premissas do cenário simulado, usados para dimensionar a oportunidade.
O gargalo
O gargalo não é falta de dados — é o tempo entre o dado existir e alguém conseguir olhar para ele. Uma tendência de inadimplência leva meses para ser notada porque ninguém compara os condomínios lado a lado todo mês.
Fornecedores são cobrados com base em percepção, não em números: não há registro consolidado de quantos chamados cada um atendeu dentro do prazo.
Solução
Solução proposta
Uma rotina automatizada coleta os dados de todas as fontes, padroniza nomes, datas e categorias, e grava tudo em uma base única e histórica.
Sobre essa base, um dashboard mostra a carteira inteira em uma tela, com filtros por região e condomínio, e destaca automaticamente o que está fora do padrão: inadimplência subindo, despesa acima do orçado e fornecedores fora do SLA.
Processo proposto — sem etapas manuais
Sistema + planilhas + chamados
Fontes continuam as mesmas
Pipeline automatizado
Coleta diária, sem intervenção
Base consolidada
Dados tratados, históricos e padronizados
Dashboard
Carteira inteira em uma tela, com filtros
Alertas e relatórios
Exceções avisadas e prestação de contas gerada
Gestor
Acompanha a operação no dia a dia
Arquitetura
Os sistemas atuais continuam onde estão. A automação lê, trata e entrega.
Fontes
Onde os dados já estão
- Sistema administrativo (exportação agendada)
- Sistema de chamados (API)
- Planilhas de orçamento (pasta compartilhada)
- Cadastro de fornecedores
Automação
Coleta, tratamento e regras
- Python + Pandas
- Regras de padronização
- Validação e log de erros
Base consolidada
Um lugar, um número oficial
- Base consolidada (SQL)
- Histórico mensal por condomínio
Entregas
O que o gestor recebe
- Dashboard gerencial
- Alertas por e-mail/Teams
- Relatório de prestação de contas
Automação
O que a automação faz, e quando
- 1
Diariamente, 6h
Coleta das fontes
Exportações do sistema administrativo e do sistema de chamados são buscadas automaticamente; planilhas de orçamento são lidas de uma pasta compartilhada.
- 2
Na sequência
Tratamento e padronização
Nomes de condomínios e fornecedores são unificados, categorias de despesa mapeadas para o plano de contas e datas normalizadas. Registros com problema vão para uma lista de conferência.
- 3
Na sequência
Cálculo dos indicadores
Inadimplência por condomínio, execução do orçamento, prazo de cada chamado contra o SLA da categoria e gasto por fornecedor.
- 4
Quando há exceção
Alertas
Aviso quando um condomínio tem 3 meses seguidos de alta na inadimplência, quando a despesa passa 10% do orçado ou quando um chamado estoura o SLA.
- 5
Mensal, dia 5
Prestação de contas
Relatório de cada condomínio gerado automaticamente a partir da mesma base, pronto para revisão e envio ao síndico.
Alerta automático · e-mail para a diretoria
Disparado quando uma regra de exceção é atingida
Atenção: inadimplência em alta em 4 condomínios
Condomínios com 3 ou mais meses seguidos de aumento:
- Residencial Parque Carrão11,9% (+4,0 p.p.)
- Residencial Casa Verde11,0% (+4,0 p.p.)
- Condomínio Villaggio Tatuapé11,7% (+3,7 p.p.)
- Residencial Vila Serena10,5% (+3,5 p.p.)
Chamados parados há mais tempo
- #364 Portaria e acesso · Guardião Portaria38,0 dias
- #1912 Elevador · Ascenda Elevadores27,4 dias
- #2099 Elevador · Vertical Tech Elevadores23,6 dias
Abrir o painel para ver o detalhe por condomínio →
Exemplo gerado a partir dos dados simulados do case.
Dashboard
Dashboard interativo
Use os filtros e as abas. Cada painel foi desenhado para responder uma pergunta concreta da gestão:
- Quais condomínios estão aumentando a inadimplência?
- Quais fornecedores estão quebrando o SLA?
- Onde a despesa está passando do orçamento aprovado?
- Quantos chamados estão abertos e quais já passaram do prazo?
- Quanto cada condomínio gasta com cada fornecedor?
Insights
O que os dados mostram
Exemplos de leituras que o dashboard permite fazer em minutos — e que no processo manual dependeriam de alguém cruzar várias planilhas.
- Problema
4 condomínios com inadimplência em alta há meses
Residencial Parque Carrão (8,0% → 11,9%) e Residencial Casa Verde (7,0% → 11,0%) lideram. A média da carteira fica estável em 4,9% e esconde o problema — só a visão por condomínio mostra.
- Problema
HidroFix Manutenção: 31% dos chamados no prazo
Hidráulica é a categoria com mais chamados (615 em 12 meses) e a que mais estoura prazo. O fornecedor concentra 10 dos 32 chamados abertos já fora do SLA.
- Atenção
Vertical Tech Elevadores vem piorando
O atendimento dentro do SLA caiu de 83% para 72% no último trimestre. Sem o histórico consolidado, a queda passaria despercebida até virar reclamação.
- Atenção
Obras extraordinárias explicam o estouro de orçamento
Residencial Chácara Klabin (11,0% acima do orçado, recuperação de fachada) e Edifício Monte Azul (10,8% acima do orçado, impermeabilização da cobertura) concentram o desvio. Os demais condomínios executam o orçamento dentro da margem.
Benefícios
Benefícios esperados
Oportunidade de redução de trabalho manual
As cerca de 40 horas mensais de exportação, consolidação e montagem de relatório passam a ser executadas pela rotina automática.
Inadimplência acompanhada por condomínio
Tendências de alta identificadas no primeiro mês, não no fechamento do trimestre.
Gestão de fornecedores com números
SLA medido por fornecedor e categoria, base objetiva para renegociar ou substituir contratos.
Prestação de contas mais rápida
Relatório por condomínio gerado da mesma base, com menos risco de erro de digitação.
Entregáveis
- Rotina de coleta e tratamento agendada
- Base consolidada e histórica
- Dashboard com 4 visões
- Alertas automáticos
- Documentação e treinamento
Ganhos descritos como impacto esperado, com base nas premissas do cenário. Em um projeto real, os números são medidos no diagnóstico e acompanhados após a implantação.
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