Contas a receber sob controle: vencimentos, atrasos e cobrança organizados automaticamente
Das planilhas de vencimento atualizadas à mão para uma carteira classificada automaticamente, com aging, alertas de vencimento e previsão de recebimento.
- Clientes com contrato
- 362
- Títulos analisados
- 5.430
- Vencido em aberto
- R$ 1,6 mi
- A vencer em 30 dias
- R$ 3,6 mi
Sobre este case: a Serrano Facilities é uma empresa fictícia. Todos os números são simulados (referência: 30/09/2026) e foram construídos com regras de negócio realistas para demonstrar o raciocínio e o tipo de solução entregue. Os benefícios descritos são estimativas do processo proposto, não resultados obtidos.
Contexto
O cenário e o problema
Contexto
A Serrano Facilities (empresa fictícia) presta serviços de limpeza, portaria e manutenção para 362 clientes com contrato mensal: condomínios, comércio, escolas, indústrias e clínicas.
São centenas de títulos por mês, com vencimentos concentrados em poucos dias e clientes com comportamentos de pagamento muito diferentes.
Fontes de dados envolvidas
- ERP financeiro (títulos)
- Extratos bancários / retorno de boletos
- Planilhas de cobrança
- Cadastro de clientes
Problema
O controle de vencimentos e cobrança é feito em planilhas. Todo dia, a equipe baixa o retorno do banco, dá baixa manualmente nos títulos pagos e atualiza a lista de atrasados.
Não existe visão consolidada de quanto está vencido por faixa de atraso, quem são os devedores recorrentes ou quanto deve entrar no caixa nas próximas semanas. A cobrança acontece quando alguém lembra.
Processo atual
Como o processo funcionava
Fluxo atual — etapas manuais em destaque
ERP financeiro
Títulos emitidos no mês
Retorno bancário
Arquivos baixados do internet banking
ManualPlanilha de controle
Baixa manual de cada título pago
ManualClassificação
Atrasos separados por filtro, à mão
ManualLista de cobrança
Montada quando dá tempo
ManualRelatório
Posição de carteira no fechamento
Gestor
Sem previsão confiável de caixa
Tempos são premissas do cenário simulado, usados para dimensionar a oportunidade.
O gargalo
O trabalho de conciliação consome a equipe e sobra pouco tempo para cobrar. Sem classificação automática, todos os atrasados parecem iguais — um atraso de 3 dias de um cliente pontual recebe o mesmo tratamento que 90 dias de um devedor recorrente.
A previsão de caixa considera que todos vão pagar em dia, o que raramente acontece.
Solução
Solução proposta
Uma rotina diária lê os títulos do ERP e o retorno bancário, faz a conciliação automaticamente e classifica cada título por faixa de atraso e pelo histórico de pagamento do cliente.
Um dashboard mostra a carteira completa — vencidos, a vencer, aging, devedores — e uma previsão de recebimento ajustada pelo comportamento real de cada cliente. Uma régua de cobrança automática envia lembretes e cobranças no momento certo.
Processo proposto — sem etapas manuais
ERP + retorno bancário
Lidos automaticamente todo dia
Pipeline automatizado
Conciliação e classificação
Base tratada
Títulos com status, aging e perfil do cliente
Dashboard
Carteira, aging, devedores e previsão
Alertas e régua
Lembretes e cobranças automáticos
Gestor
Previsão de caixa confiável
Arquitetura
Os sistemas atuais continuam onde estão. A automação lê, trata e entrega.
Fontes
Onde os dados já estão
- ERP financeiro (títulos e clientes)
- Arquivos de retorno bancário (CNAB)
- Histórico de cobrança
Automação
Coleta, tratamento e regras
- Python + Pandas
- Regras de conciliação
- Classificação por aging e perfil
Base consolidada
Um lugar, um número oficial
- Base de títulos (SQL)
- Histórico de pagamentos por cliente
Entregas
O que o gestor recebe
- Dashboard de contas a receber
- Régua de cobrança automática
- Relatório semanal e alertas
Automação
O que a automação faz, e quando
- 1
Diariamente, 7h
Leitura e conciliação
Títulos do ERP e arquivos de retorno do banco são lidos; pagamentos identificados dão baixa automaticamente. Divergências vão para conferência.
- 2
Na sequência
Classificação
Cada título recebe faixa de aging e cada cliente um perfil de pagamento (pontual, eventual, recorrente, crítico) com base no histórico.
- 3
D-5 do vencimento
Lembrete preventivo
E-mail automático para clientes com histórico de atraso, com boleto atualizado.
- 4
D+1, D+7, D+15
Régua de cobrança
Mensagens escalonadas conforme o atraso; a partir de D+30, o título entra na fila de negociação do time.
- 5
Segunda-feira, 8h
Relatório semanal
Posição da carteira, aging, maiores devedores e previsão de recebimento das próximas semanas para a diretoria.
Régua de cobrança automatizada
Fila calculada para hoje a partir da carteira simulada
- D-5
E-mail
Lembrete com boleto atualizado — só para clientes com histórico de atraso.
21
títulos hoje
- D+1
E-mail + WhatsApp
Aviso cordial de vencimento com link de pagamento.
12
títulos hoje
- D+7
WhatsApp
Segunda cobrança, com pedido de previsão de pagamento.
8
títulos hoje
- D+15
Telefone (tarefa para a equipe)
Contato direto registrado no histórico do cliente.
40
títulos hoje
- D+30
Negociação
Título sai da régua e entra na fila de negociação/acordo.
103
títulos hoje
Exemplo gerado a partir dos dados simulados do case.
Dashboard
Dashboard interativo
Use os filtros e as abas. Cada painel foi desenhado para responder uma pergunta concreta da gestão:
- Quanto do contas a receber vence nos próximos 30 dias?
- Quanto está vencido e há quanto tempo?
- Quais clientes concentram a dívida?
- Quanto devemos receber de fato nas próximas semanas?
- Quais títulos a vencer são de clientes que costumam atrasar?
Insights
O que os dados mostram
Exemplos de leituras que o dashboard permite fazer em minutos — e que no processo manual dependeriam de alguém cruzar várias planilhas.
- Informação
R$ 3,6 mi vencem nos próximos 30 dias
Mas o histórico de pagamento indica que o recebimento efetivo das próximas 4 semanas deve ficar em torno de R$ 3,0 mi, contra R$ 3,6 mi nominais. A diferença é o que a previsão ingênua superestima.
- Problema
5 clientes concentram 31% do vencido
Do total de R$ 1,6 mi vencidos, espalhados em 60 clientes, uma parcela grande está em poucos contratos com mais de 90 dias de atraso — casos para negociação ou medida formal, não para lembrete.
- Atenção
Embalagens Guarani parou de pagar há 77 dias
Cliente de alto valor, com 3 títulos em aberto (R$ 120 mil). Um alerta automático no primeiro atraso teria antecipado a negociação.
- Atenção
30 títulos a vencer em 7 dias são de clientes que costumam atrasar
Somam R$ 270 mil. Com a classificação automática, o lembrete preventivo vai só para quem precisa — sem incomodar os clientes pontuais.
Benefícios
Benefícios esperados
Oportunidade de redução de trabalho manual
Conciliação, baixa de títulos e montagem do aging deixam de ser feitas à mão.
Cobrança com prioridade
A equipe cobra primeiro quem tem mais valor e mais risco, com histórico de cada cliente.
Previsão de caixa mais realista
Recebimentos projetados com base no comportamento real de pagamento, não no vencimento.
Impacto esperado na inadimplência
Lembretes preventivos e régua consistente tendem a reduzir atrasos curtos antes que virem inadimplência.
Entregáveis
- Conciliação automática diária
- Classificação por aging e perfil
- Dashboard com 3 visões
- Régua de cobrança automatizada
- Relatório semanal para diretoria
Ganhos descritos como impacto esperado, com base nas premissas do cenário. Em um projeto real, os números são medidos no diagnóstico e acompanhados após a implantação.
Sua operação tem um processo parecido?
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