Operação diária de uma distribuidora sem planilha manual: vendas, entregas e estoque atualizados todo dia
Da planilha atualizada à mão toda manhã para um resumo automático diário e um dashboard com vendas, vendedores, entregas e estoque.
- Clientes na carteira
- 436
- Pedidos por dia útil
- 92
- Faturamento em 12 meses
- R$ 52,9 mi
- Vendedores
- 8
Sobre este case: a Vale Norte Distribuidora é uma empresa fictícia. Todos os números são simulados (referência: 30/09/2026) e foram construídos com regras de negócio realistas para demonstrar o raciocínio e o tipo de solução entregue. Os benefícios descritos são estimativas do processo proposto, não resultados obtidos.
Contexto
O cenário e o problema
Contexto
A Vale Norte Distribuidora (empresa fictícia) distribui alimentos, bebidas e descartáveis para 436 clientes — restaurantes, bares, mercados, padarias e hotéis — em cinco rotas na Grande São Paulo.
São cerca de 92 pedidos por dia útil, oito vendedores externos e uma equipe de separação e entrega que trabalha com prazo de entrega no dia seguinte.
Fontes de dados envolvidas
- ERP (pedidos e faturamento)
- Planilha de entregas
- Posição de estoque
- Metas comerciais
Problema
Toda manhã, alguém do administrativo exporta os pedidos do ERP, atualiza a planilha de acompanhamento, cruza com a planilha de entregas, recalcula os indicadores e envia um resumo por WhatsApp para os sócios e para o gerente comercial.
O processo leva boa parte da manhã, depende de uma pessoa e só mostra o dia anterior. Tendências — um vendedor perdendo clientes, uma rota atrasando mais — não aparecem no resumo do dia.
Processo atual
Como o processo funcionava
Fluxo atual — etapas manuais em destaque
ERP
Pedidos e faturamento do dia anterior
Exportação manual
Relatórios baixados um a um toda manhã
ManualPlanilhas
Vendas, entregas e estoque em arquivos separados
ManualTratamento
Ajustes de datas, códigos de cliente e vendedor
ManualConsolidação
Fórmulas e tabelas dinâmicas refeitas
ManualResumo
Texto montado à mão e enviado por mensagem
ManualGestores
Recebem no meio da manhã
Tempos são premissas do cenário simulado, usados para dimensionar a oportunidade.
O gargalo
O esforço está no dia a dia: quase duas horas de trabalho manual toda manhã só para saber o que aconteceu ontem.
E o resumo diário não mostra tendência. Uma queda de um vendedor ou uma rota que passou a atrasar mais só é percebida quando o problema já é grande.
Solução
Solução proposta
Um pipeline roda automaticamente ao fim do dia: busca pedidos, faturamento, entregas e estoque, trata e grava em uma base histórica.
Os gestores recebem um resumo automático com os números do dia e as exceções que merecem atenção, e têm um dashboard para investigar vendas, vendedores, entregas e estoque com filtros por período, vendedor e rota.
Processo proposto — sem etapas manuais
ERP + planilhas
Mesmas fontes de hoje
Pipeline automatizado
Roda todo dia às 18h
Base tratada
Histórico diário de pedidos e entregas
Dashboard
Vendas, entregas e estoque com filtros
Resumo e alertas
Mensagem automática com exceções
Gestores
Informação no fim do dia, sem esforço
Arquitetura
Os sistemas atuais continuam onde estão. A automação lê, trata e entrega.
Fontes
Onde os dados já estão
- ERP (pedidos, clientes, faturamento)
- Planilha de entregas
- Posição de estoque
- Metas por vendedor
Automação
Coleta, tratamento e regras
- Python + Pandas
- Agendamento diário
- Regras de validação
Base consolidada
Um lugar, um número oficial
- Base histórica (SQL)
- Visões por dia, vendedor e rota
Entregas
O que o gestor recebe
- Dashboard comercial e operacional
- Resumo diário por e-mail/WhatsApp
- Relatório de fechamento mensal
Automação
O que a automação faz, e quando
- 1
Diariamente, 18h
Coleta do ERP
Pedidos, itens e faturamento do dia são exportados automaticamente do ERP (API ou relatório agendado).
- 2
Na sequência
Entregas e estoque
Status de entrega e posição de estoque são lidos das planilhas operacionais e cruzados com os pedidos.
- 3
Na sequência
Indicadores e metas
Faturamento, ticket médio, clientes ativos, atingimento de meta por vendedor, % de atraso por rota e cobertura de estoque em dias.
- 4
18h30
Resumo automático
Mensagem para os gestores com os números do dia, comparação com a média e as exceções: vendedor em queda, rota atrasando, produto com risco de ruptura.
- 5
Mensal, dia 1
Fechamento
Relatório de fechamento por vendedor gerado da mesma base usada no dia a dia — um número só para meta e comissão.
Resumo diário · mensagem para os gestores
Fechamento de 30/09/2026 · enviado automaticamente às 18:30
📊 Fechamento do dia — 30/09/2026
- Faturamento: R$ 162.681 (−11,0% vs. média do dia da semana)
- Pedidos: 94 · ticket médio R$ 1.731
- Acumulado do mês: R$ 4,5 mi
- Entregas de ontem: 110 · 6 com atraso (1 na Zona Leste)
⚠️ Pontos de atenção
- Rafael: −25,2% nos últimos 30 dias (69% da meta)
- Detergente 5 L: estoque para 3 dias
- Refrigerante lata 350 ml: estoque para 5 dias
- Queijo muçarela: estoque para 5 dias
Exemplo gerado a partir dos dados simulados do case.
Dashboard
Dashboard interativo
Use os filtros e as abas. Cada painel foi desenhado para responder uma pergunta concreta da gestão:
- Qual vendedor teve queda recente?
- Quais rotas estão atrasando mais entregas?
- Como está o faturamento do mês em relação ao anterior?
- Quais produtos correm risco de ruptura nos próximos dias?
- Quantos clientes compraram no período e qual o ticket médio?
Insights
O que os dados mostram
Exemplos de leituras que o dashboard permite fazer em minutos — e que no processo manual dependeriam de alguém cruzar várias planilhas.
- Problema
Rafael: -25,2% nos últimos 30 dias
A queda coincide com a saída de três clientes de alto volume no fim de agosto. Setembro fechou em 69% da meta. No resumo diário, a queda aparece diluída entre os dias; na comparação por período, fica evidente.
- Problema
Zona Leste: 19,0% das entregas atrasadas
Até maio, a rota atrasava 7,1% das entregas, em linha com as demais. Desde junho, o índice quase triplicou, enquanto as outras rotas seguem em 5,9%. O dashboard mostra exatamente quando a mudança começou.
- Destaque positivo
Juliana: 50% acima do 1º trimestre
O crescimento vem de novas contas abertas a partir de abril nas zonas Norte e Leste — um padrão que vale replicar para outros vendedores.
- Atenção
4 produtos com menos de 7 dias de estoque
Detergente 5 L e Refrigerante lata 350 ml estão entre os itens com cobertura crítica, calculada pela venda média dos últimos 30 dias.
Benefícios
Benefícios esperados
Ganho potencial de ~2 horas por dia
Exportação, consolidação e montagem do resumo deixam de ser feitas manualmente.
Resumo diário sem depender de ninguém
A mensagem sai todo dia no mesmo horário, com os mesmos critérios.
Tendências visíveis, não só o dia anterior
Quedas de vendedor e aumento de atraso por rota identificados em dias, não em meses.
Menos ruptura de estoque
Cobertura em dias calculada automaticamente para antecipar a compra.
Entregáveis
- Pipeline diário agendado
- Base histórica de pedidos e entregas
- Dashboard com 3 visões
- Resumo automático diário
- Relatório de fechamento mensal
Ganhos descritos como impacto esperado, com base nas premissas do cenário. Em um projeto real, os números são medidos no diagnóstico e acompanhados após a implantação.
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